Головна » Розробка » Що таке Shadow IT і як це впливає на бізнес

Що таке Shadow IT і як це впливає на бізнес

Shadow IT

У сучасному світі технологій, де швидкість і адаптивність є ключовими, компанії постійно шукають нові інструменти для підвищення продуктивності. Однак, поряд з офіційно затвердженими ІТ-ресурсами, працівники часто використовують сторонні інструменти, які не санкціоновані ІТ-відділом. Це явище отримало назву Shadow IT. У цій статті ми розглянемо, що таке Shadow IT, чому воно виникає, які ризики несе для організацій, і як з ним ефективно справлятися.

Що таке Shadow IT?

Shadow IT — це використання технологій, програмного забезпечення, апаратного забезпечення або хмарних сервісів у робочих процесах, які не схвалені чи не контролюються офіційним ІТ-відділом організації.

Приклади Shadow IT:

  • Використання сторонніх хмарних сервісів для зберігання даних (наприклад, Google Drive замість офіційного корпоративного рішення).
  • Комунікація через месенджери, як-от WhatsApp або Telegram, замість затверджених корпоративних систем.
  • Використання власних ноутбуків або смартфонів для доступу до корпоративних ресурсів.

Чому виникає Shadow IT?

Працівники зазвичай не мають на меті порушити політики компанії. Shadow IT зазвичай виникає з таких причин:

1. Зручність

Якщо офіційні інструменти складні у використанні або не відповідають потребам працівників, вони шукають альтернативу. Наприклад, дизайнер може використовувати Figma замість корпоративного інструменту через її простоту та функціональність.

2. Продуктивність

Працівники прагнуть завершити свої завдання швидше. Якщо офіційне рішення повільне або недоступне, вони можуть звернутися до сторонніх сервісів.

3. Відсутність обізнаності

Іноді працівники просто не знають, що використання певних інструментів порушує політику безпеки компанії.

4. Відсутність доступу до офіційних ресурсів

У деяких випадках працівники не мають доступу до необхідних ресурсів і використовують власні пристрої або сервіси.

Ризики Shadow IT

1. Порушення безпеки

Shadow IT може створити вразливості у системах безпеки компанії. Наприклад, якщо працівник завантажує конфіденційні дані в неперевірений хмарний сервіс, це може призвести до витоку інформації.

2. Невідповідність регулятивним вимогам

Багато галузей (медицина, фінанси) мають суворі правила щодо обробки даних. Використання несанкціонованих інструментів може призвести до порушення цих вимог.

3. Ускладнення управління

ІТ-відділ втрачає контроль над інфраструктурою, якщо працівники використовують сторонні ресурси. Це може призвести до дублювання витрат або конфліктів між системами.

4. Зниження продуктивності

Якщо використовувані інструменти не інтегруються з корпоративними системами, це може створити хаос у робочих процесах.

Як управляти Shadow IT?

1. Підвищуйте обізнаність працівників

Навчайте працівників важливості безпеки та потенційних ризиків, пов’язаних із використанням несанкціонованих інструментів. Проведіть тренінги та інформуйте про затверджені інструменти.

2. Забезпечте доступ до зручних рішень

Переконайтеся, що офіційні ІТ-ресурси відповідають потребам працівників. Якщо інструмент складний у використанні, люди будуть шукати альтернативу.

3. Використовуйте системи моніторингу

Впровадьте інструменти моніторингу для виявлення несанкціонованого використання програм або сервісів.

Приклад:

  • Cloud App Security: Дозволяє відстежувати використання хмарних сервісів.
  • Endpoint Detection and Response (EDR): Допомагає виявляти підозрілі дії на пристроях.

4. Впроваджуйте політику Bring Your Own Device (BYOD)

Якщо працівники використовують власні пристрої, забезпечте їхню відповідність корпоративним стандартам безпеки. Наприклад:

  • Використовуйте VPN.
  • Встановлюйте програми для віддаленого управління та захисту.

5. Інтегруйте Shadow IT у корпоративну стратегію

Замість того, щоб боротися із Shadow IT, можна інтегрувати його у ваші процеси. Наприклад, оцініть популярні серед працівників сервіси і, якщо вони відповідають стандартам безпеки, включіть їх у корпоративну інфраструктуру.

Переваги грамотного управління Shadow IT

  1. Підвищення продуктивності
    Забезпечення працівників зручними інструментами сприяє ефективнішій роботі.
  2. Зменшення ризиків
    Контроль над Shadow IT мінімізує можливості витоку даних та інших інцидентів.
  3. Покращення відносин між ІТ та працівниками
    Замість створення бар’єрів ІТ може стати партнером, який допомагає вирішувати задачі працівників.

Висновок

Shadow IT — це не лише виклик, але й можливість для компаній переглянути свою стратегію управління технологіями. Уникаючи боротьби із цим явищем, ви можете використовувати його на свою користь, впроваджуючи зручні рішення, які відповідають реальним потребам працівників.

Розумне управління Shadow IT забезпечить безпеку вашої організації, підвищить продуктивність команди та допоможе створити гнучкішу, інноваційну корпоративну культуру.